Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Где указывается исходящий номер письма

Быстрое начало работы. Статьи по работе с делами в CRM-системе. Инструкция модуля бухгалтерии и склада. Управление сайтом CMS. Сообщения, приходящие в задачу с электронной почты также попадают в ленту комментариев задачи.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.

Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставки , целостность упаковки если есть и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты упаковка прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы. Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе — лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения.

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря или службы ДОУ в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации.

Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных. Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае с регистрацией или без таковой утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению.

Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т. С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс — основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя.

На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту. Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа прокуратуры, МВД, налоговой службы , поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы? Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря. В Федеральном законе от В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа.

Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу. Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Такие документы регистрируют в общем порядке. Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации НК РФ и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска — они подлежат первоочередной регистрации.

В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан. Приведем пример:. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема.

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату при необходимости — часы и минуты поступления и учетный номер.

В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года.

В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя. Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте. Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию.

Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления.

В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде используя Excel или СЭД. В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения.

Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.

В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал базу учета исходящих документов Пример 1. Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, то есть письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения истечения срока хранения на почте?

Если да, то какой документ регламентирует это? Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции Пример 2.

А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо. Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа. Возврат Адрес уточнен. Повторно направлено Зарегистрированную документацию вновь сортируют — на этот раз по тематике.

Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение. Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель или уполномоченное лицо накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель уполномоченное лицо может изложить поручение на документе или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе обычно формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится Пример 3. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций. После рассмотрения руководителем или уполномоченным лицом документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации.

Содержание резолюции вносится в учетную форму если это не было сделано автоматически в СЭД.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Делопроизводство и архивное дело. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф. Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы в полном или сокращенном виде , инициалы пишутся перед фамилией:.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Некоторые секреты входящих документов

Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно должно содержать ссылку на номер входящего документа. Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы Образец заполнения Т табеля учёта рабочего времени журнал регистрации исходящей документации образец. Бывают ситуации, когда место для печати выбирают не по инструкции, а исходя из соображений элементарного здравого смысла. Используются для визирования входящих и исходящих документов компании. Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Где ставиться штамп исходящего номера образец. Входящий и исходящий номер.

Входящие и исходящие письма

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

И мы записали, что это — птеродактиль.

Исходящие документы - это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т. Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Оформление реквизита «Адресат»

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление делового письма

Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. Так что не ко всем это применимо.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно На данное время в организации исходящие письма пишут.

.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

.

.

Входящие и исходящие письма

.

Нумерация исходящих писем и приказов

.

Комментариев: 5
  1. belgkjaninic

    Тарас а год назад Вы не догадывались, что все лазейки временные и про штрафы один раз.

  2. Матвей

    Это не полиция это мразота

  3. quinoutrabens66

    Теперь только письменный договор заверенный в нотариуса, и пехать только при свидетелях, с видеофиксацией

  4. ivgulla

    Ненажерливим нашім слугам народу час горіти у пеклі.

  5. Христофор

    Согласен, сразу проверил статьи как только узнал про это, И тот Бокапор что неправильно указал статью привлечения к ответственности справедливо Отменили Будьте Бдительны: Вместе СИЛА!

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.